Dosya Hazırlama, bir projenin teknik, idari ve yasal gerekliliklerinin tek bir çatı altında, standartlara uygun ve eksiksiz bir şekilde bir araya getirilmesi sürecidir. Profesyonel bir dosya, sadece belgelerin toplamı değil; projenin “kartviziti” ve yasal güvencesidir.
Dosya Hazırlama Sürecinde İzlediğimiz Standartlar
-
Sınıflandırma ve İndeksleme: Belgelerin türüne göre (Proje, Sözleşme, Teknik Şartname, Resmi İzinler, Hakedişler) hiyerarşik bir dosya yapısı oluşturulur.
-
Versiyon Kontrolü: “En güncel” belgenin (Örn: Ruhsat Projesi Rev2) diğerlerinden ayrıştırılması; eski ve geçersiz belgelerin “Arşiv” klasörüne kaldırılarak kafa karışıklığının önlenmesi.
-
Dijital ve Fiziksel Senkronizasyon: Kağıt üzerindeki ıslak imzalı belgelerin (yasal zorunluluk gereği) dijital ortama yüksek çözünürlükle aktarılarak yedeklenmesi.
-
Standardizasyon: Her dosyanın, ilgili kurumun (belediye, banka veya yatırımcı) istediği standart kapak, içerik tablosu ve dosyalama düzenine uygun hale getirilmesi.
Dosya Hazırlama Aşamaları
-
Envanter Çıkarma: Projenin hangi aşamada olduğu (Ruhsat, Uygulama, İhale, İskan) belirlenir ve gerekli evraklar listelenir.
-
Eksiklerin Tespiti: Resmi kurumlardan alınması gereken eksik imzalar, vizeler veya teknik raporlar (Zemin etüdü, statik onay vb.) belirlenir.
-
Dosyalama ve Düzenleme: Belgeler, “kullanım sıklığına” ve “resmiyet derecesine” göre dizilir.
-
Doğrulama ve Onay: Dosya tamamlandıktan sonra, tüm belgelerin birbiriyle uyumlu olup olmadığı (Örn: İhale dosyasındaki m2 ile mimari projedeki m2 uyuşuyor mu?) çapraz kontrolden geçirilir.
Neden Profesyonel Dosya Hazırlama?
-
Red Riskini Sıfırlamak: Eksik veya hatalı hazırlanan dosyalar, resmi kurumlardan geri döner; bu da haftalarca zaman kaybı ve yatırımın durması demektir.
-
Kurumsal Hafıza: Proje sona erdiğinde, “As-Built” (yapıldığı haliyle) dosyası, işletme ve bakım süreçlerinde yapının en önemli teknik kılavuzu olur.
-
Hukuki Güven: Olası bir anlaşmazlıkta (tazminat, tespit davası vb.), dosyası tam olan taraf her zaman bir adım öndedir.
